Para poder fundar una cooperativa se necesita un mínimo de 5 integrantes salvo en las excepciones siguientes:

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• Cooperativas de Vivienda de Reciclaje: 6 Integrantes

• Cooperativas de Vivienda Nueva: 10 Integrantes

• Cooperativas de Ahorro y Crédito: 50 integrantes al constituirse y 200 al cabo de 2 años desde la constitución.

Los integrantes de las cooperativas deberán cumplir las condiciones establecidas por la Ley 18.407 para ser socios, estás son:

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“Podrán ser socios las personas físicas mayores de edad, los menores de edad e incapaces por medio de sus representantes legales, los menores de edad habilitados por matrimonio y las personas jurídicas de carácter público o privado, siempre que reúnan los requisitos establecidos por el estatuto. El ingreso es libre pero podrá ser supeditado a las condiciones derivadas del objeto social.

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Los menores de edad e incapaces sólo podrán ser socios de cooperativas de responsabilidad limitada. La suscripción e integración de partes sociales por los tutores o curadores requerirán aprobación judicial del acto si la cuantía de la obligación supera las 500 UR (quinientas unidades reajustables). Los padres y los menores habilitados por matrimonio no requieren autorización en ningún caso.”

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Contando con la cantidad de personas necesarias es suficiente para poder iniciar el proceso de constitución de la cooperativa.

Depende de la clase cooperativa, ya que para algunas clases cooperativas el organismo de contralor es distinto que otras clases. En general podemos distinguir los pasos siguientes:

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Realización del Acta Fundacional y Estatutos de la cooperativa.

Este trámite lo debe de realizar un Escribano Público presentando lo mencionado ante el Registro Nacional de Cooperativas pertenecientes al Registro de Personas Jurídicas del MEC, el mismo será analizado por la división y aprobado u observado.

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Se cuenta con modelos de estatutos en la página web de INACOOP. (ver aquí)

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*Las cooperativas sociales deben de contar con la aprobación del MIDES para su fundación, esta institución es la responsable de brindar los elementos necesarios para que puedan fundar la cooperativa y capacitar a los integrantes.

2. Inscripción en la Dirección General de Impositiva (DGI) y Banco de Previsión Social (BPS).

3. Rubrica de Libros Sociales Obligatorios ante el MEC.

Todas las cooperativas tienen la obligación de registrar sus actividades en los libros rubricados siguientes:

• Registro de Socios

• Actas de Asamblea General

• Actas de Consejo Directivo

• Actas de Comisión Fiscal

• Libros de Comercio (libro diario e inventario)

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Estos últimos pueden ser sustituidos por fichas móviles microfilmadas.

4. Inscripción en el Instituto Nacional de Cooperativismo (INACOOP).

5. Inscripción ante el organismo de contralor.

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Para el caso de las Cooperativas de Vivienda, el organismo de contralor es el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.

Para el caso de las Cooperativas Sociales, el organismo de contralor es el Ministerio de Desarrollo Social (la inscripción en este caso no es posterior, sino previa).

Para el resto de las clases cooperativas, el organismo de contralor es la Auditoría Interna de la Nación.

A partir de que la cooperativa dé de alta en BPS y pague remuneraciones a los dependientes o socios trabajadores, tienen que tener presente la contratación de un seguro de accidentes de trabajo en el Banco de Seguros del Estado así como la inscripción del Libro de Registro Laboral ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS). El seguro es obligatorio para todos los empleadores y lo pueden contratar directamente o a través de un corredor de seguros.

El aporte inicial en las cooperativas, es la contribución inicial que deben realizar todos los socios al momento de ingreso en la misma. Este aporte puede ser en dinero, especie (por ejemplo con bienes) o trabajo (horas de trabajo) y debe de ser valuado en la moneda que establezcan los estatutos.

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El capital mínimo de inicio lo fija la cooperativa al momento del acta fundacional.

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A menos que se estipule lo contrario en los estatutos este aporte se lo deben reintegrar al socio en ocasión de egreso según se estipule en los mismos salvo en el caso de las cooperativas de vivienda que se encuentra regulado por la Ley 18.407.

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En el caso de las cooperativas de vivienda si no pasaran 10 años desde la adjudicación de las viviendas, se le deberá devolver al socio el 90% del capital social menos los adeudos que tenga con la cooperativa en los casos de retiros justificados y en caso que no se considere justificado se devolverá el 75% del valor de las partes sociales menos los adeudos del socio. Pasado el plazo de 10 años de la adjudicación de la vivienda se considerará siempre justificado.

BPS, DGI y BSE

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Deberán enviar las declaraciones mensuales y periódicas, así como pagar los tributos e importes que les correspondan. Debiendo tener al día el certificado que acredite que la cooperativa está al día con sus obligaciones en los tres organismos.

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Instituto Nacional de Cooperativismo

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Todas las clases cooperativas a excepción de las sociales deberán de presentar declaración jurada y Estados Contables ante el INACOOP en el plazo de 180 días a partir de la fecha de cierre de balance. Esto da lugar al pago, si corresponde, de la Prestación Coactiva. De haber cumplido con esto, el INACOOP les emite el certificado de regularidad, que será exigido por los demás organismos de contralor.

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*Adicionalmente, cada cooperativa deberá de cumplir anualmente con los deberes formales ante el organismo de contralor que les corresponda, estos son:

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Auditoría Interna de la Nación

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-Comunicaciones Asamblea Ordinaria Anual y Asambleas Extraordinarias

-Presentación de Estados Financieros para su visación

-Comunicación de cambio de integración de órganos sociales (Consejo Directivo, Comisión Fiscal, Comisión Electoral y Comisión de Educación, Fomento e Integración Cooperativa)

-Presentación de Informes trimestrales (solo para Cooperativas de Ahorro y Crédito)

Ver guía AIN aquí para profundizar en estos trámites.

Una vez que la cooperativa cumplió con las obligaciones frente a la AIN, la misma emite un certificado de regularidad. El mismo es obligatorio para:

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• Que Ia cooperativa pueda celebrar convenios y contrataciones con organismos públicos o con toda empresa o institución pública o privada.

• Que Ias empresas públicas o privadas puedan proceder a la retención y posterior versión de Ias retenciones sobre retribuciones salariales y pasividades a Ia cooperativa (si la cooperativa no presenta certificado de regularidad vigente, la empresa pública o privada NO puede retener).

Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente

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Todas las cooperativas tendrán la obligación, siendo un requisito para la solicitud del certificado de regularidad, de presentar ante el organismo la documentación siguiente:

• Planilla de actualización del padrón social con carácter de declaración jurada, que se encuentra disponible en la página web.

• Nota de solicitud de renovación firmada por Presidente y Secretario.

• Certificado Notarial de Personería Jurídica.

• Estados Financieros con informe de compilación firmado por contador público, según formato solicitado por el organismo. Estar acompañado de acta de asamblea con su aprobación y consideración de la memoria anual.

• Presentar los comprobantes de las bajas producidas en el padrón social (Actas de Asamblea, y en caso de corresponder, las cartas de renuncias).

Ministerio de Desarrollo Social

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Para obtener el Certificado de Situación Regular deberán presentar la siguiente documentación:

a) Contables.-

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• Balance contable anual, firmado por las autoridades de la Cooperativa y acta de aprobación por la Asamblea Ordinaria.

• Recibos de sueldos de último mes trabajado.

• Planilla de trabajo unificada.

• Nómina BPS

• Certificado de cumplimiento de BSE.

• Certificado único de BPS.

b) Sociales.-

• Padrón social (si se mantiene el mismo no es necesario, sí es obligación enviar toda la documentación para nuevos ingresos)

• Autoridades vigentes (Presidente, Secretario, Tesorero, Comisión Fiscal, Comisión Electoral) mediante acta de elecciones. Si el C.D no ha sufrido modificaciones, sólo enviar nombre y teléfono de cada uno.

• Presentar copia de las 3 últimas actas de todos los libros sociales (Asambleas, Comisión Directiva, Comisión Fiscal, Libro de Socios).

• Asimismo, en todo momento el MIDES podrá tener acceso a la documentación de las cooperativas y solicitar información de cualquier naturaleza. Ésta información la deberá preparar la cooperativas junto con los asistentes técnicos que el MIDES contrata con el fin de asistir a las mismas.

Depende de la clase cooperativa, las exoneraciones son las siguientes:

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1. COOPERATIVAS DE TRABAJO Y COOPERATIVAS DE ARTISTAS Y OFICIOS CONEXOS

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En cuanto al BPS, estas clases se encuentran exoneradas de los aportes patronales a la seguridad social por las remuneraciones que se les paguen a los socios cooperativistas (a excepción del patronal FONASA). No así de sus dependientes.

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En cuanto a DGI, las cooperativas de trabajo se encuentran exoneradas del Impuesto a la Renta de Actividades (IRAE), el Impuesto al Patrimonio y el Impuesto a la Enajenación de Bienes Agropecuarios (IMEBA). Deben pagar Impuesto al Valor Agregado (IVA), a no ser que por su actividad educativa y/o cultural, haya tramitado la exoneración por el Art. 69 de la Constitución en el MEC.

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2. COOPERATIVAS SOCIALES

Esta clase cooperativa se encuentran exoneradas de todo tributo nacional según lo establece la Ley 18.407. Es decir que: en cuanto a BPS, solo pagarán los aportes personales de las remuneraciones que se paguen tanto a socios como de no socios y en cuanto a DGI no pagarían ningún impuesto salvo por el IRPF retenido de los sueldos que paguen.

Tampoco estarán gravadas por la prestación coactiva.

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3. COOPERATIVAS AGRARIAS

Las cooperativas agrarias se encuentran exoneradas del 50% de los aportes patronales a la seguridad social (BPS) salvo por el aporte de FONASA patronal.

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En cuanto a DGI, las cooperativas se encuentran exoneradas del IRAE y del 50% del Impuesto al Patrimonio así como del 50% del IMEBA.

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4. COOPERATIVAS DE VIVIENDA

Al no tener actividad empresarial, este tipo de cooperativas no se encuentran comprendidas dentro de ningún impuesto que recaude la DGI. Si lo están respecto a la prestación coactiva.

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Si deben retener el IRPF por el reintegro del capital aportado por sus socios.

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Respecto a los aportes al BPS, no existe tratamiento especial en la aportación salvo por la mano de obra por ayuda mutua que se encuentra exonerada de todo aporte a la seguridad social.

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5. DEMÁS CLASES COOPERATIVAS

Respecto a las demás clases cooperativas se ampararán bajo el mismo régimen que las cooperativas de consumo, esto es:

En cuanto a BPS se encuentran exoneradas de los aportes patronales a la seguridad social salvo por el FONASA patronal. En cuanto a DGI, se encuentran exoneradas de todo impuesto nacional salvo por el IVA y la prestación coactiva en el INACOOP.

Cooperativas de Trabajo, de Consumo y Agrarias

1. Presentar nota con las formalidades de una petición a la cual se deberá adjuntar:

2. Contrato Social y Personería Jurídica (copia autenticada)

3. Certificado Notarial conteniendo:

Denominación de la empresa, tipo, giro, fecha de fundación, inscripción en el registro correspondiente, integrantes del Consejo Directivo y quienes representan a la empresa, designación de autoridades según libro de actas con fecha de cargo y nombres

Cooperativas Sociales

Presentar nota con las formalidades de una petición a la cual se deberá adjuntar:

1. Constancia de habilitación del Ministerio de Desarrollo Social (MIDES) o copia de estatutos registrados en el MIDES

2. Personería Jurídica (copia)

En caso de considerarlo pertinente anexará la documentación relativa al planteamiento realizado.

Los socios de las cooperativas de trabajo se rigen por todas las normas laborales vigentes a excepción de la indemnización por despido. Las remuneraciones de los socios trabajadores deberán respetar el laudo vigente salvo por las excepciones expresadas en el artículo 105 de la Ley 18.407.

Si bien es deseable que exista equidad e igualdad dentro de las cooperativas en virtud de los valores en los cuales se funda el movimiento, no existe normativa en contrario. Es decir que en una misma cooperativa pueden existir sueldos distintos o valores horas de diferente valor siempre y cuando cumplan con la normativa laboral vigente.

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Menos del 20% de la cantidad de socios. Las cooperativas que tengan menos de diez socios, podrán tener hasta dos empleados.

No se computarán en ese porcentaje:

A) Los trabajadores contratados para cubrir necesidades cíclicas extraordinarias o actividades de temporada.

B) Los trabajadores contratados para cubrir licencias de socios.

C) Los trabajadores contratados temporalmente en el marco de políticas públicas de fomento del empleo o de la formación profesional.

D) Los trabajadores contratados en virtud de disposiciones del fomento del empleo de las personas con disminuciones físicas o psíquicas.

E) Los trabajadores cuya dedicación horaria no exceda las doce horas semanales

La formalización de la constitución de las cooperativas es un costo interno. Para colaborar en su redacción, en muchos casos las Federaciones gremiales de cada rama cooperativa incorpora esos servicios. INACOOP se ha ocupado de capacitar a los profesionales que asisten a las cooperativas y evacuar consultas, además de proporcionar en su página web modelos de estatutos de las diversas modalidades.